Öğrenci İşlerinde Dijital Dönüşüm: Gelişen Teknolojinin Öğrenci Destek Hizmetlerindeki İzleri

Sefa Emre Öncü; Hüseyin Özkaya; Öznur Öztürk

doi:10.5281/zenodo.12637421

Yazarlar

Sefa Emre Öncü Anadolu Üniversitesi https://orcid.org/0009-0008-2314-4628
Hüseyin Özkaya Anadolu Üniversitesi https://orcid.org/0000-0002-3140-8522
Öznur Öztürk Anadolu Üniversitesi https://orcid.org/0000-0002-9739-2025

DOI:

https://doi.org/10.5281/zenodo.12637421

Anahtar Kelimeler:

Yükseköğretim, Açıköğretim, Öğrenci İşleri

Özet

Bu çalışma, Türkiye’de merkezi açıköğretim yapma yetkisi bulunan Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Sisteminde 2012 ve 2023 yılları arasında öğrenci işlerinde yaşanan dijital dönüşüm sürecini incelemektedir. 2012 yılında başlayan bu süreç, öğrenci kayıt işlemlerinden mezuniyet işlemlerine kadar geniş bir yelpazede dijitalleşmeyi içermektedir. Araştırma, nitel araştırma yöntemlerinden biri olan durum çalışması ile gerçekleştirilmiştir. Spesifik olarak, durum temaları sunan bir yöntem olan doküman analizi kullanılmıştır. Doküman analizi, on yıllık süreçteki öğrenci işlerinden düzenlenen belgelerin çeşitli boyutlarda incelenmesiyle gerçekleştirilmiştir. Çalışma; teknolojik altyapı ve yönetim sistemlerindeki değişiklikleri detaylandırmaktadır. Araştırmada Merkezi Açıköğretim Öğrenci İşlerinde 2012 ve 2023 yılları arasındaki dönemden elde edilen bulgulara göre; öğrencilerin daha önce öğrenci belgesi, not durum belgesi gibi sadece AÖF bürolarından fiziki ortamda alabildiği çoğu belgeyi, artık AÖF bürosuna gitmeden dijital ortamda alabildiği görülmektedir. Ancak, öğrenciler bazı belgeleri halen sadece bürolardan alabilmektedir. Öğrenci işlerinin düzenlediği belgelerin öğrenciler tarafından doğrudan bilgisayar ortamında temin edilmesi, dijital dönüşüm açısından önem arz etmektedir. Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Sisteminin dijital dönüşüm süreci, geçmişten günümüze uzaktan eğitimde teknolojilerinin destek hizmetlerine entegrasyonu konusunda önemli bir örnek teşkil etmektedir. Bu bağlamda, yapay zeka destekli teknolojilerin yaygınlaşması neticesinde belgelerin ve hizmetlerinin tamamının dijitalleşerek öğrencilerin, zaman ve mekan sınırsız öğrenci işleriyle ilgili konularda hizmet alabilmesine yönelik öneriler getirilmektedir.

Yazar Biyografileri

Sefa Emre Öncü, Anadolu Üniversitesi

Sefa Emre ÖNCÜ, Anadolu Üniversitesi İşletme Lisans Programında lisans eğitimini tamamlamış olup Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Eğitim Bilimler Enstitüsü Yükseköğretimin Yönetimi Tezli Yüksek Lisans Programından 2024 yılında mezun oldu. 2011 yılından itibaren Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Merkez Büro Yöneticiliğinde çalışmaktadır.

Hüseyin Özkaya, Anadolu Üniversitesi

Öğr. Gör. Hüseyin ÖZKAYA, Anadolu Üniversitesi Coğrafi Bilgisayar Sistemleri Yüksek Lisans Programından mezun olduktan sonra şu an aynı üniversitede Uzaktan Eğitim Doktora Programında lisansüstü öğrenime devam etmektedir. On üç yıldır Anadolu Üniversitesi Bilgisayar Araştırma ve Uygulamaları Merkezinde öğretim görevlisi olarak çalışmaktadır.

Öznur Öztürk, Anadolu Üniversitesi

Dr. Öğr. Üyesi Öznur ÖZTÜRK, Anadolu Üniversitesi, Açıköğretim Fakültesi, İktisadi ve İdari Programlar Bölümü, İktisadi ve İdari Programlar Anabilim Dalı’nda 2012 yılından itibaren Dr. Öğretim Üyesi olarak görev yapmaktadır. Anadolu Üniversitesi, Mühendislik Fakültesi, Endüstri Mühendisliği Bölümünden 1994 yılında mezun olduktan sonra, Sayısal Yöntemler bölümünde Yüksek Lisans ve Doktorasını tamamlamıştır. 2020 yılından itibaren Açıköğretim Fakültesi Öğrenme Teknolojileri Ar-Ge Birimi (ÖTAG) yöneticiliği görevini sürdürmektedir.

Referanslar

Açık Yükseköğretim Yönetmeliği. (1982, Kasım 6). Resmi Gazete (Sayı: 17860). https://www.anadolu.edu.tr/acikogretim

Anadolu Üniversitesi. (2014). Anadolu Üniversitesi Açıköğretim, İktisat ve İşletme Fakülteleri Ders Transferi ve Muafiyet Esasları | Anadolu Üniversitesi. https://www.anadolu.edu.tr/acikogretim/yonetmelikler-ve-esaslar-yonergeler/esaslar-yonergeler/anadolu-universitesi-acikogretim-iktisat-isletme-fakulteleri-ders-transferi-ve-muafiyet-esaslari

Anadolu Üniversitesi. (2023). Açıköğretim Sistemi Kılavuzları. https://www.anadolu.edu.tr/acikogretim/aof-kilavuzlar

Anadolu Üniversitesi. (2024). Açıköğretim Sistemi. https://www.anadolu.edu.tr/acikogretim

Atatürk Üniversitesi. (2024). Açık ve Uzaktan Öğretim Fakültesi. https://ataaof.edu.tr/

Bailey, T. L., & Brown, A. (2016). Online Student Services: Current Practices and Recommendations for Implementation. Journal of Educational Technology Systems, 44(4), 450-462. https://doi.org/10.1177/0047239515616956

Barratt, W. (2001). Managing Information Technology in Student Affairs: A Report on Policies, Practices, Staffing, and Technology. http://wbarratt.indstate.edu

Barrett, M., Branson, L., Carter, S., DeLeon, F., Ellis, J., Gundlach, C., & Lee, D. (2019). Using Artificial Intelligence to Enhance Educational Opportunities and Student Services in Higher Education. Inquiry: The Journal of the Virginia Community Colleges, 22(1). https://commons.vccs.edu/inquiry/vol22/iss1/11

Berge, Z. L. (1996). Facilitating computer conferencing: Recommendations from the field. Educational Technology, 35(1), 22-30. https://about.jstor.org/stable/44428247

Bianchini, S., Damioli, G., & Ghisetti, C. (2023). The environmental effects of the “twin” green and digital transition in European regions. Environmental and Resource Economics, 84(4), 877-918. https://doi.org/10.1007/S10640-022-00741-7/TABLES/8

Blimling, G. S. (2013). Challenges of Assessment in Student Affairs. New Directions for Student Services, 2013(142), 5-14. https://doi.org/10.1002/SS.20044

Bowen, G. A. (2009). Document Analysis as a Qualitative Research Method. Qualitative research journal, 9(2), 27-40. https://doi.org/10.3316/QRJ0902027

Brdesee, H., & Alsaggaf, W. (2022). Decision-Making Strategy for Digital Transformation: A Two-Year Analytical Study and Follow-Up Concerning Innovative Improvements in University e-Services. Journal of Theoretical and Applied Electronic Commerce Research 2022, Vol. 17, Pages 138-164, 17(1), 138-164. https://doi.org/10.3390/JTAER17010008

Calhoun, D. W., & Green, L. S. (2015). Utilizing Online Learning Communities in Student Affairs. New Directions for Student Services, 2015(149), 55-66. https://doi.org/10.1002/SS.20117

Chen, L., Chen, P., & Lin, Z. (2020). Artificial Intelligence in Education: A Review. IEEE Access, 8, 75264-75278. https://doi.org/10.1109/ACCESS.2020.2988510

Chessman, H. M. (2021). Student Affairs Professionals, Well-Being, and Work Quality. Journal of Student Affairs Research and Practice, 58(2), 148-162. https://doi.org/10.1080/19496591.2020.1853556

Creswell, J. W. (2013). Qualitative Inquiry and Research Design. SAGE.

Dale, P. A., & Drake, T. M. (2005). Connecting academic and student affairs to enhance student learning and success. New Directions for Community Colleges, 2005(131), 51-64. https://doi.org/10.1002/CC.205

Deacon, A., Jaftha, J., & Horwitz, D. (2004). Customising Microsoft Office to develop a tutorial learning environment. British Journal of Educational Technology, 35(2), 223-234. https://doi.org/10.1111/J.0007-1013.2004.00383.X

Deniz, N., & Büyük, K. (2023). İkiz Dönüşüm: Yeşil ve Dijital Dönüşüm. Dijital Teknolojiler ve Eğitim Dergisi, 2(1), 57-70. https://doi.org/10.5281/ZENODO.8194073

Dixon, B. (2001). Student Affairs in an Increasingly Multicultural World. Içinde The Professional Students Affairs Administrator (Sayı 8, ss. 65-80). Routledge. https://doi.org/10.4324/9780203782606-4

Dunn, A. L., Briers, G. E., Moore, L. L., Odom, S. F., & Bailey, K. J. (2021). The Places and And Spaces Student Affairs Practitioners Should Learn and Practice Leadership Educator Competencies. Journal of Leadership Education, 66-85. https://doi.org/10.12806/V20/I4/R6

e-Gazete. (2014). AÖF Marmara Bölgesi büro çalışanlarına hizmet içi eğitim. Anadolu Üniversitesi. https://egazete.anadolu.edu.tr/kampus/32951/aof-marmara-bolgesi-buro-calisanlarina-hizmet-ici-egitim

Erdoğdu, E., & Kesim, M. (2015). Ağ günlüklerinin kurumsal düzeyde kullanılması. Açıköğretim Uygulamaları ve Araştırmaları Dergisi, 1(2), 8-23. https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/35558

Fouquet, R., & Hippe, R. (2022). Twin transitions of decarbonisation and digitalisation: A historical perspective on energy and information in European economies. Energy Research & Social Science, 91, 2214-6296. https://doi.org/10.1016/j.erss.2022.102736

Gümüş, S., & Okur, M. R. (2010). Using multimedia objects in online learning environment. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 2(2), 5157-5161. https://doi.org/10.1016/J.SBSPRO.2010.03.838

Güneş, İ., & Uça Güneş, E. P. (2023). View of A Learning Material-Based Recommendation System For E-Learning. Asian Journal of Distance Education, 18(2). http://asianjde.com/ojs/index.php/AsianJDE/article/view/732/413

Hirschy, A. S., & Wilson, M. E. (2017). Student Affairs and the Scholarship of Practice. Higher Education and Student Affairs Faculty Publications. https://doi.org/10.1002/he.20236

İstanbul Üniversitesi. (2024). İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi. https://auzef.istanbul.edu.tr/tr/_

Jackson, N. C. (2019). Managing for competency with innovation change in higher education: Examining the pitfalls and pivots of digital transformation. Business Horizons, 62(6), 761-772. https://doi.org/10.1016/J.BUSHOR.2019.08.002

Johnson, D. E., & Yen, D. C. C. (1990). Management Information Systems and Student Affairs. Journal of Research on Computing in Education, 23(1), 127-139. https://doi.org/10.1080/08886504.1990.10781948

Keast, D. A. (1997). Toward an effective model for implementing distance education programs. American Journal of Distance Education, 11(2), 39-55. https://doi.org/10.1080/08923649709526960

Kim, J. H., Kim, M., Kwak, D. W., & Lee, S. (2022). Home-Tutoring Services Assisted with Technology: Investigating the Role of Artificial Intelligence Using a Randomized Field Experiment. Journal of Marketing Research, 59(1), 79-96. https://doi.org/10.1177/00222437211050351/ASSET/IMAGES/LARGE/10.1177_00222437211050351-FIG6.JPEG

Korkut, M. B., & Kayabaş, İ. (2010). Açık ve Uzaktan Eğitim Sistemindeki Sınav Sorularının İnternet Üzerinden Yayınlanması: Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Sınav Yayınlama Sistemi Örneği. Akademik Bilişim Konferansları.

Kretovics, M. (2003). The Role of Student Affairs in Distance Education: Cyber-Services or Virtual Communities. Online Journal of Distance Learning Administration, 6(3). http://wcet.info/projects/laap/guidelines/index.htm

Liu, M., Zha, S., & He, W. (2019). Digital Transformation Challenges: a Case Study Regarding the MOOC Development and Operations at Higher Education Institutions in China. TechTrends, 63(5), 621-630. https://doi.org/10.1007/S11528-019-00409-Y/TABLES/5

Magolda, P. M. (2005). Proceed with Caution: Uncommon Wisdom about Academic and Student Affairs Partnerships. About Campus: Enriching the Student Learning Experience, 9(6), 16-21. https://doi.org/10.1002/ABC.113

Melina, M., Putra, E. K., Hadiana, A. I., & Kusumaningtyas, V. A. (2023). Web-based information system the offices bureau of student affairs with database modeling and design. SIXTH INTERNATIONAL CONFERENCE OF MATHEMATICAL SCIENCES (ICMS 2022), 2879(1), 030002. https://doi.org/10.1063/5.0129003/2915880

Moore, M. G. (1989). Editorial: Three types of interaction. American Journal of Distance Education, 3(2), 1-7. https://doi.org/10.1080/08923648909526659

Okur, M. R. (2019). Öğrenci destek hizmetleri bağlamında yükseköğretimde e-devlet kapısı üzerinden sunulan hizmetlerin incelenmesi. https://dergipark.org.tr/en/pub/auad/issue/50201/645994

Öztürk, Ö. (2018). Açıköğretim programlarına kayıt yaptıran ve yaptırmayan öğrencilerin açıköğretim sistemine yönelik görüşleri. AUAd, 157-170. https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/465604

Paniagua, A. S. E., & Simpson, O. (2018). Developing student support for open and distance learning: The EMPOWER project. Journal of Interactive Media in Education, 2018(1), 1-10. https://doi.org/10.5334/JIME.470/METRICS/

Piccoli, G., Rodriguez, J., Palese, B., & Bartosiak, M. (2017). The Dark Side of Digital Transformation: The case of Information Systems Education. 1.

Pomerantz, K. N. (2006). Student Engagement: A New Paradigm for Student Affairs. College Student Affairs Journal, 25(2), 176-185.

Popenici, S. A. D., & Kerr, S. (2017). Exploring the impact of artificial intelligence on teaching and learning in higher education. Research and Practice in Technology Enhanced Learning, 12-22. https://doi.org/10.1186/s41039-017-0062-8

Roden, P. (2020). Student Affairs Today: Learning How to Meet Current Challenges. Journal of College and Character, 21(4), 329-334. https://doi.org/10.1080/2194587X.2020.1822874

Rumble, G. (2000). Student support in distance education in the 21st century: Learning from service management. Distance Education, 21(2), 216-235. https://doi.org/10.1080/0158791000210202

Salminen, A., Lehtovaara, M., & Kauppinen, K. (1998). Standardization of Digital Legislative Documents A Case Study. Internation Conference on System Sciences, 5, 72-81. https://doi.org/https://doi.org/10.1002

Simpson, O. (2012). Supporting Students for Success in Online and Distance Education (3. bs). Routledge.

Tait, A. (2000). Planning student support for open and distance learning. Open Learning, 15(3), 287-299. https://doi.org/10.1080/713688410

Uçar, H., & Uğurhan, Y. Z. C. (2020). Exploring Learners’ Self-Regulation Skills and Readiness for Online Learning in Open and Distance Education. 5 th International Open and Distance Learning Conference Proceedings Book. https://doi.org/10.5281/zenodo.7488343

Ulukan, C. (2005). Transformation of University Organizations: Leadership and Managerial Implications. Turkish Online Journal of Distance Education, 6.

Yang, H. (2021). Application of Intelligent Fingerprint Punch Card Technology in College Student Affairs Management. ACM International Conference Proceeding Series, 1887-1891. https://doi.org/10.1145/3495018.3495508

Yang, R. K., Byers, S. R., & Fenton, B. (2006). American Indian/Alaska Native Students’ Use of a University Student Support Office. Journal of American Indian Education, 45(1), 35–48. , 45(1), 35-48. http://www.jstor.org/stable/24398423

Yıldırım, K. E., & Sunman, G. (2022). Öz Yeterlilik İnancının Sosyal Girişimcilik Niyeti Üzerine Etkisi: Anadolu Üniversitesi ve Aksaray Üniversitesi Öğrencileri Örneği. Ekonomik ve Sosyal Araştırmalar Dergisi, 18(2).

Yin, R. K. (2009). Case Study Research: Design and Methods (4. bs). SAGE.